Utrzymanie konkurencyjności przedsiębiorstwa wymaga ciągłego udoskonalania procesów zachodzących w nim na co dzień. Narzędziem, które się w tym celu stosuje, jest tzw. audyt procesowy. Można go wykorzystać również w kontekście automatyzacji i robotyzacji. Przedstawiamy, jak wygląda audyt procesowy przed wdrożeniem automatyzacji i dlaczego warto się na niego zdecydować.
Czym jest audyt procesowy i dlaczego ma kluczowe znaczenie przed robotyzacją?
Audyt procesowy jest ustandaryzowaną oceną przebiegu procesów w danej organizacji. Jego celem jest kompleksowy przegląd wszystkich działań, aby móc lepiej je zrozumieć i wykryć ewentualne nieprawidłowości oraz słabości. Określone aspekty działalności są analizowane i poddawane ocenie na podstawie konkretnych informacji i liczb. Dzięki uzyskanym danym możliwe jest wdrożenie działań mających na celu poprawę tych części procesu, które można usprawnić.
Aby audyt procesowy był skuteczny, należy zadbać o to, aby był obiektywny. Powinien on być oparty o możliwe do zmierzenia dane. Warto zdecydować się na zewnętrzną pomoc w tym zakresie. Przeprowadzenie audytu całkowicie wewnątrz organizacji, przez osoby z nią związane, może być bowiem obarczone emocjonalnym podejściem, czy obawą przed przekazywaniem niekorzystnych informacji osobom zarządzającym.
Charakter audytu procesowego sprawia, że jest on niezwykle przydatny również w kontekście automatyzacji. Dzięki niemu przedsiębiorstwo może uzyskać informacje na temat tego, gdzie usprawnienia są potrzebne w pierwszej kolejności oraz w jakich procesach korzystne może być wyeliminowanie czynnika ludzkiego. Audyt przed wdrożeniem automatyzacji to zatem czynność, na jaką warto się zdecydować, gdy Twoja firma planuje wdrożyć roboty przemysłowe.
Jak przebiega audyt procesowy przed robotyzacją? Etapy i narzędzia
Audyt procesowy przed robotyzacją można podzielić na kilka podstawowych etapów. Niezależnie od branży powinien on zawierać:
- Planowanie – zdefiniowanie celu, stworzenie zespołu audytowego, harmonogramu, wybranie metod,
- Analizę procesów – zebranie dokumentów, informacji od pracowników, przeprowadzenie obserwacji,
- Ocenę – identyfikacja słabych punktów i braków, a także prawdopodobnych ich przyczyn,
- Wnioskowanie – przygotowanie rekomendacji dotyczących dalszych działań i celów,
- Wdrażanie – opracowanie planu działania dotyczącego wdrożenia automatyzacji i monitoringu dalszych działań.
Dla uzyskania szerszych, wiarygodnych danych, można skorzystać ze specjalistycznych narzędzi, które dostarczą większą ilość informacji. Przydatne będą np. programy do wizualizacji procesów, analizy danych, czy monitoringu pracy urządzeń. Pozwolą one lepiej przyjrzeć się takim kwestiom, jak czasochłonność, czy koszt poszczególnych działań.
Warto pamiętać również o tym, że audyt procesowy z założenia jest czynnością przeprowadzaną cyklicznie. Jeśli automatyzacja jest zatem długotrwałym procesem, rozdzielonym na wiele etapów, konieczne może być powtórzenie prac audytorskich. Będzie to niezbędne do oceny tego, jak na pracę wpłynęły dotychczasowe wdrożenia i czy potrzeby firmy nie uległy zmianie.
Dlaczego warto wykonać audyt procesowy przed robotyzacją? Kluczowe korzyści
Im lepsze przygotowanie do robotyzacji, tym większa szansa, że proces ten przyniesie oczekiwane korzyści i przyczyni się do uzyskania założonego zwrotu z inwestycji. Uzyskanie szczegółowych danych na temat dotychczasowego wdrażania pozwoli wybrać te obszary, które najbardziej potrzebują usprawnień.
Optymalizacja procesów przed automatyzacją to także redukcja kosztów poprzez minimalizację ryzyka popełnienia błędów i konieczności wdrażania kosztownych poprawek. Robotyzacja procesów produkcji będzie dzięki temu również łatwiejsza dla personelu, ponieważ będzie on mógł być w lepszy sposób wykorzystany podczas całego wdrożenia.
Jeśli zastanawiasz się, czy warto przeprowadzić audyt procesowy, warto pamiętać również o tym, że uzyskane informacje o własnej organizacji mogą być przydatne nie tylko do automatyzacji. Wykorzystać można je także w innych działaniach mających na celu optymalizację wykorzystania zasobów i codziennej pracy.
